Las políticas end-to-end se generalizan entre las empresas para controlar todos los gastos de viaje

El 80,2% de las empresas con sede o delegación en España ha aprobado una política interna para los gastos de desplazamiento, según se desprende de un sondeo realizado por Forum Business Travel en colaboración con Notilus (Dimo Software) y Diners Club Spain. Estos resultados demuestran la generalización de las políticas end-to-end, las que se basan en métodos de gestión desde que empieza el viaje hasta que acaba.

Tradicionalmente, las políticas de viajes de las empresas han puesto el acento en la gestión de las reservas de avión, hotel y coche de alquiler, concentrando en estos servicios casi todos los esfuerzos de seguimiento, control y ahorro. Con ser importantes, tales partidas no reflejan el coste total de los desplazamientos. Incluso, en ciertas ocasiones, los gastos en los que incurre el viajero en destino —desde las comidas, hasta el taxi, el aparcamiento o los demás extras— pueden sumar una cantidad equiparable o superior.

Como señala el estudio “El viaje end-to-end. Gestión de los viajes de desplazamiento en las empresas”, los travel managers son cada vez más conscientes de la necesidad de gestionar este tipo de gastos, adoptar soluciones tecnológicas para procesar los tiques y comprobantes, establecer límites o firmar acuerdos estables con proveedores.

“Aunque el nivel general de los participantes es alto, como demuestran muchas de las variables del sondeo, aún se detectan importantes áreas de mejora, como ocurre con la recuperación del IVA, los métodos de liquidación, la captura digital de documentos o la integración con la herramienta de autorreserva”, según comenta Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel.

Los datos del sondeo

Volviendo a los datos, el 70,2% de las compañías consultadas tiene establecido un límite para los gastos de restaurante, cosa que no ocurre con el taxi, donde sólo el 16,1% establece topes, ni con el parking (12,0%). Los contratos con proveedores de servicios añadidos no son habituales, a excepción del taxi, un sector con el que el 56,4% de las empresas mantiene acuerdos.

También hay que resaltar que un 35,9% de los participantes en el sondeo todavía utiliza procedimientos manuales de liquidación. La hoja Excel es el medio más popular. El 73,9% de las empresas carece de un sistema de digitalización de comprobantes de pago. Las herramientas para este propósito suelen captar imágenes fijas, con introducción manual de los datos. Tan solo el 5,7% cuenta con soluciones homologadas por la agencia tributaria. Por otra parte, más de un tercio (34,4%) no solicita la recuperación del IVA contenido en los recibos.

Aunque resulta habitual la utilización de un mix de medios de pago, el 80,8% de las compañías emplea la tarjeta de crédito para abonar gastos extras. En el 52,1% de los casos se cargan en la cuenta de la compañía, frente al 28,7% de tarjetas personales.

Como subraya Jessica Puettmann, directora de Marketing y Comunicación de Diners Club Spain, “los porcentajes confirman que existe una conciencia cada vez mayor de que este tipo de pagos que se realizan durante el viaje suponen un coste añadido que es necesario tener en cuenta, porque en ocasiones puede ser tan elevado o más que el paquete básico de transporte y alojamiento”.

“El objetivo del estudio es arrojar algo de luz sobre la situación actual y llamar la atención acerca de un capítulo sobre el que también se pueden generar sustanciales ahorros, ya no solo económicos, sino de tiempo que, a la postre, también se traducen en dinero”, concluye Gilles Bobichon, director de Notilus (Dimo Software).