Los 5 aspectos clave de una aplicación HCM

En los últimos años, el departamento de Recursos Humanos se ha convertido en uno de los destinos prioritarios de las compañías en sus inversiones IT. Les toca ahora a los responsables correspondientes jugar su papel en el ámbito tecnológico.

El papel de las tecnologías de la información (IT) en las compañías durante los últimos 25 años es tan conocido como fundamental. Los iniciales ERPs (Enterprise Resource Planning) permitieron la automatización a gran escala de transacciones de negocio en las principales áreas de gestión (facturación, logística, producción, contabilidad, etc.). Con ello se consiguieron niveles de eficiencia – y por tanto de reducción de costes – que, en muchos sectores, se convirtieron en fuentes reales de ventaja competitiva.

Le seguirían después los sistemas CRM (Customer Relationship Management), que significaron un verdadero paso adelante en la actividad comercial y de marketing de las compañías. No sólo porque automatizaron sus procesos, sino porque además ofrecían una visión única y completa del cliente (mediante la integración de datos e información dispersa hasta entonces en multitud de sistemas), a la vez que permitían nuevas posibilidades en el lanzamiento de campañas de marketing, gestión de oportunidades comerciales o predicción de consumos y ventas, por citar algunas.

En ese modelo, la implantación de todos estos grandes sistemas era liderada casi en exclusiva por el departamento IT de las compañías, que durante esos años creció en importancia y recursos para atender las necesidades de sus principales clientes internos: departamento financiero, producción, ventas y marketing.

¿Y qué ocurría con el departamento de Recursos Humanos? Lógicamente, también se benefició del valor que aportaba la tecnología IT, aunque éste se limitó a la automatización de las transacciones más pesadas (salarios, beneficios, categorías, datos de empleado) y, en general, no estaba casi nunca en las primeras posiciones a la hora de recibir inversiones en IT, acaparadas en gran medida por otros departamentos.

Pero este escenario ha cambiado rapidísimamente en los últimos años, y la tecnología IT ha pasado de ser un “facilitador” del negocio a constituir, por sí misma, su esencia misma; baste echar un vistazo a gigantes como Google, Facebook o Uber, entre muchas otras.

Pero es que, además – y paralelamente – el departamento de Recursos Humanos ha pasado a ser considerado por muchas compañías como parte fundamental de su estrategia. Procesos como la atracción, gestión y retención del talento, la evaluación del desempeño o los planes de sucesión son cada vez más exigidos por el equipo de dirección, lo que ha implicado que en la actual estrategia de IT, los sistemas HCM (Human Capital Management) tengan un papel verdaderamente protagonista.

Así, no sólo las grandes compañías de software han apostado decididamente por ellos (lo que no hacían hasta hace tan sólo unos pocos años), sino que han aparecido compañías multinacionales especializadas casi exclusivamente en soluciones HCM.

Si a esto unimos la aparición del Cloud Computing (efectivamente, la famosa nube), como el nuevo paradigma que la industria IT está adoptando mundialmente a un ritmo vertiginoso, el cambio de escenario está servido.

Parece claro pues que les toca ahora a los directores de Recursos Humanos jugar su papel en el ámbito tecnológico. No en vano, una de cada dos empresas está reconsiderando su actual solución HCM, según algunos estudios.

Nuestra experiencia como consultores en OMD HR Consulting nos enseña una y otra vez que la clave para una implantación exitosa es un binomio tan indisoluble como imprescindible: por un lado, unos procesos basados en la experiencia real y contrastada en multitud de empresas, y por otro una tecnología que facilite su implantación efectiva.

Así, en nuestra opinión estos son los 5 principales aspectos a considerar a la hora de elegir e implantar una solución HCM:

• Funcionalidad: tan obvia como fundamental. Asegúrese de que sus procesos – a nivel de puesto y de persona – están realmente soportados por la aplicación HCM, y que los que ésta aporta están adaptados a su sector y contrastados. Y no le sorprenda que, si detecta brechas de funcionalidad en alguna de las soluciones evaluadas, el proveedor le sugiera que sean sus procesos los que se ajusten a la aplicación (¿no debería ser al revés?)
• Asequible: el Cloud Computing permite un modelo de suscripción (SaaS, o Software as a Service) en el que se paga sólo por lo que se usa (ajustando al alza o a la baja), sin necesidad de grandes desembolsos a priori en licencias o recursos hardware. Plantéese pues seriamente esta opción, frente a modelos tradicionales de licenciamiento de software.
• Mantenimiento: ésta es otra poderosa razón por la que debería considerar seriamente la opción de soluciones HCM en formato Cloud (SaaS), dado que será el proveedor el que se encargue de su gestión diaria (seguridad, protección de la información, administración, etc.) sin necesidad de depender necesariamente de su departamento IT.
• Accesibilidad: las personas son cada vez más móviles e interconectadas, lo que significa que esperan poder acceder a sus sistemas (también HCM) 24 horas y 7 días a la semana, desde cualquier ubicación o dispositivo.
• Experiencia de usuario: muchos de los procesos requerirán para su ejecución un papel clave de personas del negocio, no del departamento de Recursos Humanos; asegúrese pues de que tanto la interfaz gráfica como el flujo del proceso son amigable para el usuario y no generan rechazo; si es así no lo usarán. Permitir además la asignación selectiva de roles y responsabilidades para descentralizar la gestión de algunos procesos es igualmente aconsejable.

Artículo de César Contreras A., Socio-Director | OMD HR Consulting