Transformación digital en las empresas del siglo XXI

Ya está aquí, ya ha llegado. Y esta vez, de manera definitiva para quedarse entre nosotros. La sombra del cambio digital que lleva acechándonos durante años, termina definitivamente por aterrizar en nuestras empresas. Tiene hasta nombre “Transformación Digital”.

Pero antes de ir al detalle, debemos tener claro que el simple hecho de implementar una tecnología determinada en nuestra empresa no hace que nuestra compañía se transforme digitalmente; para que esto ocurra, es imprescindible que además se aproveche el potencial de la tecnología implementada. Si no, no hay transformación digital, hay simplemente inversión.

Si el término apareciera en Wikipedia, diría algo del tipo ”Se entiende como Transformación Digital a aquel proceso de cambio en el que una Empresa se adapta a las nuevas tecnologías desde el CORE(1) de la misma. Afecta a la producción, a las operaciones, a la directiva, a mandos intermedios y operarios además de en todos los procesos comerciales y de marketing de la empresa. La Transformación Digital, al fin a y al cabo, es una estrategia para intentar aumentar la productividad.”

Y como de bien nacido es ser agradecido, tenemos que hacer mención especial al elemento que más ha aportado en el proceso y ha liderado el cambio. El móvil. Gracias a él, el resto de los cambios son un proceso natural de la evolución tecnológica en las empresas y la Transformación Digital se ve como el siguiente paso razonable en las compañías.

GESTIÓN DEL CAMBIO. ¿QUIÉN DIJO QUE FUERA FÁCIL?

Avanti con la transformación Digital, pero…. ¿Qué áreas se van a ver afectadas en mi empresa? Iremos por orden desgranando una a una:

RRHH

• EMPLEADOS.

Con el tiempo, todos tendemos a acomodarnos en nuestras empresas en la denominada Zona de Confort. Esta es mi parcela y estas son mis tareas. En definitiva, cuando se aprende un proceso y se obtiene un resultado adecuado, cambiar de rutina incomoda.

La fase más complicada de la incorporación de estos cambios en los procesos productivos de la empresa es precisamente la re-educación de los empleados a los nuevos procedimientos y normas.

La plantilla ha de ver una meta y un objetivo claro por la compañía para asimilar que la trasformación es buena para el negocio y para ellos mismos y que,

además, esta consensuada por todo el equipo directivo sin fisuras. Remar todos hacia el mismo lado.

• DIRECTIVA/MANDOS INTERMEDIOS.

Por ello, el cambio ha de venir siempre propuesto por el equipo de dirección, empezando por el CEO que se ha de convertir en el máximo representante e impulsador del cambio. Solo empujando y liderando el cambio desde arriba conseguiremos que el proceso sea exitoso.

El cambio principal que se espera por parte de la dirección es el de la manera de comunicarse y dirigirse al staff. Pasamos de un mecanismo unidireccional de comunicación hacia el empleado, por uno en el que se apuesta por la direccionalidad y la comunidad abierta. Todos participamos, todos aportamos valor a la compañía.

Abrir esos canales de comunicación permite que tus empleados generen comunidad y aprovecha el potencias de estas herramientas para mantener los departamentos unidos y coordinados entre si. En el descanso del café, el CEO del siglo XXI debería ver 15 minutos de networking entre compañeros al día, no una hora improductiva a la semana.

• NUEVOS PERFILES Y NUEVOS SKILLS

Estoy completamente seguro de que los millennials aportan valor a nuestras compañías. Debemos sopesar el incorporar perfiles más junior para determinadas posiciones que no vayan a aportar rentabilidad inmediata a corto plazo a la compañía, pero actuaran de integradores y acelerantes del proceso en el cambio generando valor a medio plazo.

Los jóvenes vienen con el aprendizaje tecnológico “de serie”. La entienden porque forma parte de su vida y han nacido y crecido rodeados de ella. Aprovechemos esa ventaja.

OPERACIONES

IMPLEMENTACIÓN.
No existe un libro de “Transformación digital para Dummies” pero de haberlo, seguramente no llegaría a ser un Best Seller.

Es materialmente imposible crear un modelo único de transformación digital para empresas. Cada negocio tiene unos condicionantes propios, y por ello resulta muy complicado idear un procedimiento de implantación universal.

Como he mencionado hace unos párrafos, el primer movimiento proviene desde la directiva hacia abajo en el organigrama.

Lo primero que se debe determinar es el factor riesgo vs cambio: Qué partes del negocio son Core, que queremos optimizar y que riesgos implica modificar los

procesos. El CEO de la empresa, asesorado con el equipo adecuado, debe sopesar que procesos han de cambiarse y tener una valoración clara de las rentabilidades generadas tras el cambio.

Por ejemplo, modificar el sistema de contabilidad desde un servidor local al que accede nuestro financiero a una plataforma de gestión en la nube puede ser un cambio dramático, pero a corto plazo rentable. Si damos este paso, ya se consideraría Transformación Digital.

Ir dejando atrás tecnología obsoleta basada en aplicaciones de escritorio y cambiar poco a poco a tecnología en la nube es un cambio complicado pero necesario si queremos que nuestra empresa evolucione y este preparada para integraciones futuras.

Actualmente, una empresa que no disponga en sus servicios de interfaces API (Application Programming Interface) que permita a todas sus áreas interactuar entre si, está mermando la propia capacidad de su negocio. ¿Es posible imaginar que el departamento de compras, por ejemplo, no pudiera comunicarse con el departamento Comercial?, o que los de Desarrollo no pudiera obtener feedback de los de Operaciones?

Seria como tener a todos los departamentos del negocio incomunicados. Como es lógico pensar, yo no querría eso para mi empresa.

MARKETING Y COMUNICACIÓN

EL BIG DATA.
Retroalimentarnos y mejorar gracias a la explotación de los datos generados por nuestro propio sistema, nos debe de ayudar a crecer de una manera más certera y adecuada. Esto nos llevará a ser mas eficientes y productivos en nuestras tareas.

Vivimos en un mundo en continuo cambio, en el que las decisiones se toman ya desde lo digital. Una vez más, para poder alcanzar este objetivo, es necesario que todo este conectado. El Big Data obtenido, nos permite obtener datos, filtrarlos y generar Dashboards(2) con información en tiempo real. Información que nos permitirá tomar decisiones y cambiar el rumbo del servicio o negocio con datos “vivos”.

Rindámonos. Vivimos en el mundo del Tiempo Real.

COMPRAS

Democratización del conocimiento
Otro de los factores importantes para la Transformación Digital es la Democratización del Conocimiento. En un espacio muy reducido de tiempo se ha

pasado del software hermético protegido con patentes y derechos al código abierto generado de manera colaborativa y en la nube.

Este fenómeno ha permitido que empresas muy pequeñas, incluso compañías unipersonales, compitan en igualdad tecnológica con empresas con estructuras mucho mayores. La tecnología ya no es ni una barrera ni una disculpa.

Soy una Pyme. ¿Por dónde empiezo?
El conocimiento, almacenado en bases de datos o material digital es el mayor activo que puede tener un negocio. Mantenerlo a salvo es imprescindible para competir y crecer.Particularmente apuesto por una Pyme que desarrolle el conjunto de su negocio usando los servicios en la nube. Una Pyme que prefiere condicionar sus servicios a un SAAS(3) de costes proporcionales y a las necesidades actuales del negocio. Así, para arrancar, la Sociedad no necesita descapitalizar sus fondos y convertir su capital social en inmovilizado antes de facturar su primer servicio.

Transformación digital. Proyectos externos

Hace casi tres años, Utopía, nuestra empresa tuvo la oportunidad de desarrollar e implementar una plataforma para gestionar el espacio consumido por los servidores en una de las compañías de Hosting ( Data Centers) más grandes del mundo. Debíamos controlar tanto el espacio físico como el virtual.

La principal duda que se planteaba la empresa, era si debería de edificar una planta nueva para poder albergar todas las máquinas que iba a necesitar instalar (para dar servicio a sus clientes y ampliar la cartera) o con las instalaciones que tenían en ese momento eran suficientes para poder crecer. La previsión de gasto superaba los diez millones de dólares.

La propia compañía hacía sus cálculos en papel, basándose en hojas Excel. Pero la realidad es que tratar de documentar y “levantar” toda la información de más de 15.000 Racks, tenia sus problemas.

Para empezar, desarrollamos una herramienta que trabaja sobre iPads. Hicimos la primera auditoría de las salas y de los racks(4) que había dentro de ellas. Toda la información recopilada se sincronizó con una base de datos central que muestra en un Dashboard los KPI’S(5) más importantes que requieren los analistas de la empresa.

De esta forma, conseguimos demostrar al departamento financiero, que la inversión no era necesaria dado que el nivel de ocupación global de sus instalaciones estaba rozando el 65%, con lo que no había motivo para la alarma.

Desde entonces, la compañía trabaja con nuestro desarrollo para continuar haciendo el levantamiento de las máquinas dentro de sus instalaciones y auditan con frecuencia los Racks ya insertados para actualizar los datos de su ocupación.

Con la integración en sus procesos operativos de nuestra herramienta, hemos conseguido agilizar la captura de datos, reducir el margen de error en la captura por error humano, generar un Big Data que permite tomar decisiones en tiempo real con indicadores requeridos por el cliente, optimizar Recursos Humanos de la empresa que puede destinar a otras gestiones y ahorrar costes permitiendo aumentar el nivel de competitividad de la compañía e incrementando a nivel general la productividad de la Organización.

Transformación digital. Pedidos internos
Como empresa de desarrollo experta en programación a medida, nos ha tocado también gestionar y liderar el cambio dentro de nuestra propia casa.

En los almacenes de nuestra compañia matriz localizada en EEUU, se reciben a diario decenas de pales de material informático desde proveedores. Una parte importante del negocio consiste en recepcionar esa mercancía y ensamblar según especificaciones del cliente nuevos equipos con diferentes configuraciones Hasta la fecha se hacia de manera rudimentaria y artesanal.

Nuestros objetivos principales eran agilizar la recepción – montaje -envío de la mercancía y reducir el error humano durante todo el proceso. Una vez analizada la situación establecimos nuestro plan estratégico y desarrollamos una app móvil que permite ir realizando lecturas de los códigos de cada uno de los artículos identificando aquellos que vamos a necesitar para generar el pedido.

El operario recibe toda la informacion del producto a través de nuestra app. Desde las piezas que aún le faltan para poder terminar de hacer la integración completa hasta el order en el que se tienen que ensamblar los items y finaliza todo el proceso con 2 capturas de imágenes del pedido completado

La primera integración de este sistema en nuestros almacenes garantizó la recepcion, montaje y envio correctamante en los plazos acordados para la distribución de 1.700 Racks en 1.700 destinos diferentes en todo el País.

A la salida del producto ya ensamblado, se hace una segunda comprobación que verifica todas las piezas y devuelve una confirmación de salida si se han pasado todas las validaciones o identifica el articulo erroneo y para el proceso enviando una alerta al personal de Control de Calidad.

El sistema ayudó en todo el recorrido mejorando el margen de beneficio de la operacion en concreto a muy corto plazo ya que redujo el tiempo de trabajo de los operarios y bajó el nivel de devoluciones de envíos por error humano al 0%.

Tras la puesta en producción, hemos replicado el mismo sistema de trabajo en 3 proyectos con las mismas características, convirtiendo de nuestro desarrollo una pieza clave para todas las entradas y salidas de mercancía en los almacenes.

No esperes mas! Da tu primer paso hacia la transformación digital.Cosas tan sencillas como usar un código QR para que tus clientes o visitas puedan conectarse a la red wifi de tu empresa, es Transformación Digital.

Agiliza un proceso, habilita la conectividad del usuario y descarta la posibilidad del fallo humano durante el proceso. Además de dar una imagen moderna y tecnológica de tu Marca.

¡Y lo mejor de todo! Puedes hacerlo tu mismo, sin costes y a través de plataformas gratuitas en la nube.

(1) Core.

(3) SAAS. Software Como Servicio

(4) Rack.

(5) KPI’s. Una competencia distintiva, también llamada competencia básica, competencia esencial, o competencia clave o también «Giro del negocio» y conocida en Business o Core Competent, se refiere en gestión empresarial, a aquella actividad capaz de generar valor y que resulta necesaria para establecer una ventaja competitiva beneficiosa inglés por Core para la organización.

(2) Dashboards. Es una interfaz donde el usuario puede administrar el equipo y/o software (tablero de instrumentos). es un modelo de distribución de software donde el soporte lógico y los datos que maneja se alojan en servidores de una compañía de tecnologías de información y comunicación (TIC), a los que se accede vía Internet desde un cliente. La empresa proveedora TIC se ocupa del servicio de mantenimiento, de la operación diaria y del soporte del software usado por el cliente. Un rack es un soporte metálico destinado a alojar equipamiento electrónico, informático y de comunicaciones. Las medidas para la anchura están normalizadas para que sean compatibles con equipamiento de distintos fabricantes. También son llamados bastidores, cabinas, gabinetes o armarios.

KPI son las siglas de Key Performance Indicators, o sea, indicadores clave del desempeño. Los KPIs son métricas que se utilizan para cuantificar los resultados de una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos predeterminados; en cristiano, indicadores que nos permiten medir el éxito de nuestras acciones.

Daniel Martínez Poladura – IT & Innovation Manager

Socio y fundador de la empresa Utopía en 2004. Desde entonces, desarrollando con mi equipo Proyectos Tecnológicos alcanzando diversos Premios y Reconocimientos a nivel Nacional e Internacional.