La oficina 3.0 y las nuevas tecnologías se aúnan para lograr una mayor productividad y conciliación

IFMA, Sociedad Española de Facility Management, ha celebrado la novena edición de IFMA España Workplace Summit en la Universidad Europea de Madrid, un evento en el que expertos del sector se han dado cita para abordar las últimas tendencias en espacios de trabajo y la evolución que éstos han tenido en los últimos años.

Así, tras unas palabras previas de presentación por parte del presidente de IFMA España, Vicente Redondo, quien ha destacado la importancia que tiene realizar jornadas como Workplace Summit que dan a conocer el papel del facility manager, ya que “se ha vuelto una figura indispensable ante la creciente necesidad de las empresas de crear espacios que favorezcan la sostenibilidad y mejoren la calidad de vida de sus empleados”.

Si hay algo en lo que todos los ponentes han estado de acuerdo es en que la forma de trabajar ha cambiado. Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, el espacio de trabajo ya no se concibe como un espacio físico, sino virtual, a través de internet, donde todos los empleados permanecen conectados al alcance de un click. Por ello, coinciden en que la clave del futuro está en adaptar los espacios del trabajo a este nuevo mundo interconectado, de forma que cubran las necesidades que los empleados tienen.

Además, con la llegada de las nuevas generaciones, los trabajadores han evolucionado y ahora quieren estar presentes en absolutamente todas las tomas de decisiones importantes. Esto ha vuelto indispensable que la figura del facility manager tenga en cuenta sus opiniones a la hora de planificar un cambio de oficina.

Oficinas 3.0

En este sentido, Jonathan Molina, director de grandes cuentas de Ofita, ha remarcado que los empleados ya no acuden a las oficinas para realizar trabajos de forma individualizada, ya que éste puede hacerse desde cualquier lugar. “Ahora si un trabajador acude a una oficina lo hace por la necesidad de reunirse con otras personas para sacar adelante los proyectos en común”. Así, bajo el lema “more than one”, afirma que todos trabajamos mejor en equipo, “pues las personas innovamos y tenemos mejores ideas cuando estamos en grupo”. Por ello, propone el desarrollo de un nuevo tipo de oficina, las oficinas 3.0, en las que al menos el 60% del espacio esté destinado a salas de colaboración, y en la que al menos la mitad de los puestos individuales no sean fijos, con el fin de que cada empleado pueda sentarse cada día atendiendo a sus necesidades.

Conocer los valores de las empresas

Asimismo, Rafael Zaragoza, socio director general de Thinkers Co. ha destacado la importancia de tener en cuenta los valores y las necesidades de cada empresa, pues no todas son iguales, y no todas requieren los mismos cambios. Para él, el facility manager debe comprender las necesidades creativas de la empresa, analizar los procesos de trabajo que llevan a cabo y cocrear con ellos “su espacio de innovación” para que el cambio les sea lo más útil posible. “No se trata de imponer cómo deben hacer las cosas, sino que ellos nos enseñen cómo es su día a día y nosotros adaptemos la oficina a sus necesidades”, explica Zaragoza.

En el mismo sentido, Elena Sánchez, representante de Talent & Digital Transformation Advisor, considera que todos los empleados valoran formar parte y estar involucrados en la construcción de marca de una empresa.

Conciliación vs Productividad

Por su parte, José Luís Casero, presidente de ARHOE España, ha recordado que lo más importante que tienen las empresas es su capital humano, y que por tanto es necesario que establezcan políticas para cuidar el bienestar de sus empleados, ya que esto repercute directamente en su productividad. Así, considera necesaria la posibilidad de conciliar la vida laboral con la familiar, y propone soluciones como la flexibilidad horaria.

Siguiendo esta misma línea, Pilar Villegas, directora de consultoría de Great Place to Work, ha hecho hincapié en la necesidad de crear espacios de confianza entre jefes y empleados, para crear un entorno de trabajo más productivo. “Cada persona tiene una serie de ideas y de perspectivas diferentes a los demás que sólo va a ser capaz de sacar a la luz si se encuentra cómodo y seguro, y en un ambiente donde sepa que se le va a valorar”, afirma la representante de la consultoría.

Casos de éxito en España

Para terminar, durante la jornada se han expuesto diferentes casos de éxito de empresas que han hecho cambios en sus espacios de trabajo con el fin de mejorar el confort y la comunicación interna y con ello influir en la retención y captación de talento.

Cabe destacar, la labor realizada por Google en la Torre Picasso. Victoria Castelló ha explicado el proceso en el que han tenido en cuenta no sólo factores como la felicidad, la salud, la inspiración y la flexibilidad para mejorar la productividad y la creatividad de sus empleados, sino que han creado un ambiente sostenible y colaborativo donde todas las opiniones cuentan.

Por su parte, Rafa de Ramón, CEO de Utopicus, mostró la importancia de la existencia de espacios de coworking y el crecimiento que están teniendo estos centros en el mercado español, en donde la mezcla de negocio y ocio son los protagonistas.

Además, la empresa Gesternova en nombre de Jorge Gonzalez, director de marketing y comercial, compartió su exitosa experiencia de mudanza a la Torre de Cristal, mediante un cambio rotundo respecto de su imagen corporativa y nuevos entornos que contribuyeran al compromiso con su trabajadores.

Los asistentes pudieron ser testigos igualmente de la puesta en marcha de dos grandes y emblemáticos proyectos de Madrid como son la nueva Sede Corporativa del BBVA y el cambio de sede e imagen corporativa de Reale Seguros. Los casos fueron presentados por Vicente Herguido, director de Proyectos Tecnológicos, Mantenimiento y Sostenibilidad en BBVA y Jorge del Moral, director de Compras y Servicios Generales.