¿Para qué sirve el protocolo moderno?

Saber protocolo supone una ventaja profesional.

Aunque no conozcamos las técnicas protocolarias, todo el mundo aprecia un acto bien organizado y valora los detalles que facilitan las relaciones entre personas, equipos o delegaciones.

El protocolo moderno (flexible, útil y práctico) ha evolucionado en sus formas hasta convertirse en una herramienta indispensable en la organización de eventos y un medio de comunicación imprescindible en la empresa privada.

El protocolo, hoy, facilita la vida y resuelve problemas.

El protocolo nos dice cómo hacer bien las cosas. Nos ofrece el guion del acto, nos dicta cómo comportarnos para superar cualquier situación.

Los estudiosos del protocolo sabemos que esta disciplina tiene su futuro asegurado como técnica de comunicación para transmitir mensajes. Porque el protocolo es imagen. Un lenguaje universal, porque todo el mundo entiende lo que ve. Debemos ser conscientes de que todo comunica; de que comunicamos constantemente, incluso de forma inconsciente; por eso es vital conocer y saber gestionar nuestra comunicación, para poder así controlar nuestra imagen profesional.

La base y fundamento del protocolo es el respeto a las personas. Esta, su esencia, ha permanecido invariable desde el principio de los tiempos, cuando una comunidad jerarquizada entabla relaciones pacíficas con sus vecinos, basadas en el respeto, y utiliza el diálogo para superar sus diferencias y solventar cualquier conflicto. Normas de convivencia necesarias, establecidas como expresión de respeto, que comenzaron formando parte de una serie de costumbres y tradiciones y que, en algunos ámbitos, evolucionaron hasta convertirse en reglas de obligado cumplimiento.

En palabras del Embajador Tomás Chávarri, quien ocupó el extinto cargo de Jefe de Protocolo del Estado: “El protocolo ha existido desde siempre, pertenece a todos tiempos y a todos los países.” Solo sus formas han variado para adaptarse a las necesidades del mundo moderno.

La globalización de la economía y la consiguiente creación de multinacionales aceleraron el paso del protocolo oficial al sector privado. El protocolo aplicado al ámbito empresarial gestiona la organización de eventos corporativos, estructura la ordenación interna de sus cargos y juega un papel clave en las relaciones externas corporativas. El saber estar de los ejecutivos y directivos de las empresas marca la imagen de la entidad que representan.

Vivimos en la era de la comunicación, es fundamental ser, pero también parecer. Estamos obligados a cuidar la imagen que transmitimos, a conocer las claves que ayudan a proyectar la imagen deseada.

Cada detalle cuenta de cara a la percepción pública, desde una bienvenida correcta en la sede de la empresa, atención cordial a las visitas, el respeto y consideración a clientes, proveedores y colaboradores; una eficaz utilización de los símbolos corporativos, la cuidada planificación y ejecución profesional de cada una de las acciones comunicativas que realicemos o el comportamiento de cada una de las personas que conforman la entidad: son factores claves en las relaciones profesionales del siglo XXI .

Hemos de entrenar nuestras habilidades para saber hablar en público, gestionar nuestra inconsciente comunicación no verbal, saber estar alrededor de una mesa, en reuniones o comidas de empresa. Hemos de ser conscientes de la importancia de la sonrisa para transmitir confianza, de saber establecer contacto visual con nuestro interlocutor, utilizar un tono de voz grave y un volumen medio alto en nuestras intervenciones públicas, saber vestir de forma adecuada en cada ocasión, mantener una postura erguida o conseguir una presencia que proyecte seguridad para poder transmitir con nuestra propia imagen eficiencia, calidad y seriedad.

Además, y de cara a nuestras actividades transfronterizas, al visitar otros países, necesitamos conocer sus costumbres y respetar sus normas y tradiciones. Es imprescindible adaptarnos a su cultura empresarial si queremos tener éxito en nuestras negociaciones y tejer una relación basada en el respeto, la cortesía, el saber estar y el protocolo empresarial.

¿Para qué sirve el protocolo hoy? Para actuar de forma inteligente en las relaciones sociales y conseguir el éxito en las relaciones profesionales. Saber protocolo hoy aporta seguridad y nos ayuda a saber funcionar.

Blanca López Caballero. Periodista y profesora de Protocolo, Comunicación y Educación Corporativa