Oficinas para la nueva generación de directivos

Mientras las empresas avanzan a ritmos vertiginosos y las oficinas intentan amoldarse a una nueva forma de trabajar, en muchos casos, los directivos siguen atrincherándose en sus despachos o en sus plantas de presidencia manteniéndose alejados del día a día de los trabajadores. Sin embargo, la nueva generación de ejecutivos está rompiendo con las reglas tradicionales para adaptar sus espacios a las nuevas formas de trabajar. Sin despachos, sin jerarquías, que canalicen el estrés y fomenten las interacciones personales. Así son los entornos de trabajo de los nuevos líderes empresariales.

Las empresas están cambiando sus modelos de negocio para adaptar sus servicios y productos a un escenario más global y competitivo, en el que prima la creatividad y la inmediatez. Esto requiere cambiar no sólo la forma de trabajar, sino también los entornos de trabajo, de forma que el espacio se convierta en un catalizador del talento para hacer que las personas trabajen mejor en un contexto empresarial altamente volátil y competitivo.

Las oficinas que ofrecen opciones a los usuarios, aquellas que combinan los espacios abiertos con las zonas que propician la colaboración y la concentración, cada vez son más frecuentes. Sin embargo, los directivos siguen trabajando de forma tradicional: en despachos alejados de los trabajadores que la mayor parte del tiempo se encuentran desocupados. En concreto, el 58% de los directivos de todo el mundo trabaja en despachos, según el informe de Steelcase sobre “El compromiso y el espacio de trabajo global”.

A pesar de los patrones cambiantes en las organizaciones hacia una cultura empresarial más abierta y flexible, los directivos se niegan a perder el estatus que les ofrece el despacho. Los motivos: la privacidad y la representatividad. Pero la realidad es que los despachos de los directivos se encuentran desocupados la mayor parte del tiempo con reuniones y viajes fuera de las oficinas.

Nuevos modelos de gestión, nuevos entornos

Las nuevas formas de liderazgo están empezando a cambiar no sólo el replanteamiento de la oficina, sino también la cultura de los despachos. Así, en multinacionales como Coca-Cola, Facebook, HP o Kellogg, los ejecutivos carecen de zonas personales. Tampoco los tienen los directivos de las startups, cuyo modelo de liderazgo se basa en la accesibilidad, la transparencia, la colaboración y la eliminación de jerarquías, de modo que su ejemplo sea inspirador para el resto de los trabajadores. “En estas compañías, la presencia del CEO se ve como un líder y no como un jefe, que comparte obligaciones y resulta más cercano y accesible, lo que propicia la comunicación y fomenta el flujo de ideas, además, de optimizar los metros cuadrados disponibles”, afirma Alejandro Pociña, presidente de Steelcase.

El estatus de un directivo ya no se demuestra con los metros cuadrados de su despacho, sino precisamente, ofreciéndole a éste la posibilidad de elegir dónde y cómo quiere trabajar en cada momento, en función de la actividad que quiera desempeñar.

La realidad actual, caracterizada por la velocidad de los negocios y estructuras jerárquicas más horizontales en las organizaciones, está dando lugar a espacios donde los directivos puedan mantener una comunicación más rápida, rica, fluida, transparente y abierta entre ellos y con sus empleados. Según se desprende de una investigación realizada por Steelcase sobre el comportamiento de los nuevos líderes empresariales, los despachos aportan estatus y privacidad, pero también corren el riesgo de aislarles de sus trabajadores y de la realidad de su empresa. De este modo, ningún entorno individual puede satisfacer las diversas necesidades de los ejecutivos de hoy en día.

No se trata de hacer desaparecer los despachos de los CEOS, esto dependerá de la personalidad del CEO y de las características de la empresa, pero sí de adaptar las zonas a la evolución natural hacia la que están avanzando las organizaciones. El espacio físico puede fomentar la resiliencia, productividad y compromiso de los trabajadores. También puede potenciar la creatividad, la innovación y la motivación de las personas. O puede aislar a los directivos, reforzar los silos y aumentar el estrés.

¿Qué soluciones existen para un CEO sin despacho? La experiencia de Steelcase

En las oficinas centrales de Steelcase, en Grand Rapids (EEUU), se ha creado lo que se ha bautizado como Comunidad de Directivos. En lugar de despachos privados, cada uno de los ejecutivos, incluido el CEO, Jim Keane, tiene un puesto de trabajo en el espacio abierto y comparte con toda la comunidad los entornos privados cuando lo necesita. Los directivos de Steelcase son personas muy móviles en su trabajo y sus antiguos espacios estaban vacíos el 80% del tiempo. Con este nuevo planteamiento se ha optimizado mejor el espacio físico.

Los directivos de esta compañía, al igual que cualquier trabajador, necesitan tanto espacios que les permitan disfrutar de privacidad, como espacios donde poder relacionarse. De este modo, tienen espacios para reunirse y colaborar así como zonas para mantener conversaciones privadas y confidenciales, salas en las que pueden trabajar con información delicada o enclaves de menor tamaño donde simplemente pueden aislarse y despejarse a solas durante un día agotador.

Los jefes han bajado de las alturas para situarse en el mismo plano que el resto de los trabajadores. Esto les ha hecho ser más accesibles, romper con los esquemas jerárquicos que ralentizan el flujo de ideas y se obtiene una visión global de la realidad de la empresa.

El espacio que ocupaban las secretarias también ha cambiado. Ya no están situados  a las puertas de los ejecutivos a los que asistían, lo que daba la sensación de que eran porteros que controlaban el acceso. Ahora están cerca las unas de las otras para poder compartir información fácilmente y colaborar en equipo como lo hacen los ejecutivos para los que trabajan.

A la hora de replantear las zonas de trabajo para los directivos del futuro hay que tener en cuenta las siguientes premisas:

Gestión del estrés. Los ejecutivos tienen que gestionar un nivel de estrés muy elevado debido a la presión sobre el rendimiento a la que se enfrentan. Los entornos que pueden ayudar a los ejecutivos a gestionar el estrés y fomentar el bienestar mejoran el proceso cognitivo.

Espacio como sinapsis. El intercambio de información entre los directivos es primordial para conducir el ritmo de una empresa, especialmente en organizaciones

integradas a escala global. Los espacios para directivos se pueden diseñar de modo que ayuden a establecer conexiones de mayor calidad entre las personas y la información, al mismo tiempo que se proporciona a los ejecutivos remotos una presencia virtual más parecida a la de los directivos que estén presentes físicamente en el espacio.

Permitir las transiciones. Los ejecutivos se enfrentan al reto de tener que cambiar de contexto informativo a lo largo del día, con múltiples reuniones e informaciones diferentes. El tiempo es, pues, un recurso crítico. Los espacios físicos deberían ayudar a los directivos a concentrarse más rápidamente.

La tecnología es primordial. El mundo del trabajo está cambiando y cada vez estamos más conectados con la tecnología, por eso es importante que el CEO tenga acceso fácil y rápido a las nuevas tecnologías ofreciéndole espacios adecuados. Hay CEOs que cuentan con conexión a través de videoconferencia en su propio despacho o prefieren conectarse en una sala dedicada, que cuentan con espacio para reuniones informales en su propio despacho o que prefieren realizar este tipo de reuniones en otros espacios. Lo que es importante es que el CEO tenga la facilidad de cambiar de tipo de trabajo de manera natural y que el espacio se convierta en un catalizador en lugar de una barrera.